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CNDのWebディレクターがプロジェクトの“進行管理”で意識している4つのこと

CND NAKAZAWA

Webサイトをつくる上で、現場監督となるWebディレクターが担う業務は多岐に渡ります。数ある業務の中でも重要な業務が「進行管理」です。

Webサイトの制作業務に関わらず「進行管理」はあらゆるプロジェクト単位で行われているため、ビジネスパーソンでしたら、誰もがプロジェクトの進行管理役を担ったことがあるのではないでしょうか?

今回はCNDのWebディレクターがプロジェクト進行で意識しているポイントをご紹介します。

プロジェクトにおける進行管理とは

あらゆるプロジェクトで行われているためか、「進行管理」なんて誰でもできると思われがち・・・。

弊社の業界ではWebディレクター不要論もよく聞かれます(泣)

しかしながら!
まず重要なポイントは「進行管理」は「スケジュール管理」ではないということです。

スケジュール通り進んでいるかをチェックするだけなら誰でもできますが、プロジェクト進行にあたり、課題を適切なタイミングと方法で解決し、スケジュール通り進行するためにあらゆる手段を講じるのが「進行管理」です。

期限が決まっていて、新しい試みを行う「プロジェクト」とは「登山」のようなものです。

山あり、谷あり、時には悪天候になるときもあります。
予定期限までに終わらせなければ、食糧(予算)もつきて干上がってしまいます。

複数人で登山する場合には、あらゆる状況を想定して全責任を負い先導するリーダーを必ず決めますが、まさに登山におけるリーダーが、Webサイト制作におけるディレクター。

登山の道先案内は専門家しかできません。
進行管理ができるWebディレクターも特殊スキルを持った専門家です。

ここから、私たちディレクターが、プロジェクトを成功に導くため、進行管理で意識しているポイントを4つ、簡単にご紹介します!

【POINT1】ゴールを決めて、旗を立てる「コンセプトメイキング」

進行管理において最も重要なことは当たり前ですが、プロジェクトのゴールを決めること。

ここで言うゴールとは「●月●日までに●ページ分のWebサイトをつくる」のようなゴールではありません。

「問い合わせを2倍にするWebサイトリニューアル」「●●業界で●●がNo1のサイトにする」のように誰にとってもわかりやすく、イメージできる、夢のあるゴールを決めて旗を立てることが大切です。

ページ数を満たし、期限通り行うことをゴールとしたWebサイト制作プロジェクトはありません。

プロジェクトによっては、十何人という大所帯になることもありますが、そんなときこそ、スタッフ全員が見える大きな、見やすい旗を立てること「コンセプトメイキング」が大切です。

考慮しなければいけないことは、スタート時点でプロジェクトへの理解度はスタッフ毎に違い、理解度が低いビギナーも含まれることです。

だからこそ!

プロジェクト進行時のスタートはゴールをはっきり、くっきり決めましょう!

 

【POINT2】スケジュールを決めるために必須の「タスクブレイクダウン」

ゴールが決まれば、そこに至るまでの道程と役割を決めていきます。

課題と必要なタスクを想定・分解して、
「誰が」「いつ」「何をやるか」の3点セットをクリアにしていきます。

この3点セットを明確にして日付を入れたものがスケジュールです。
(WBS「ワーク・ブレークダウン・ストラクチャー」と言う人もいますが、本記事ではわかりやすくスケジュールと呼びます。)

ただし!スケジュールとは開始日と期限日を設定すれば良いわけではありません。

タスクを棚卸しして必要な工数を見積もり、工数から逆算したスケジュールをつくることが大切です。

タスクがブレイクダウンがされておらず、工数からも逆算せず、日付だけ設定したスケジュールなら誰でもつくれますが、絵に描いた餅。。

スケジュールは進行管理の生命線です。

スケジュールは登山に例えれば、山のマップと行程表。
チームメンバーにとっての道標です。

時間をかけても良いので、チームの全員が自らの役割と作業・期間をイメージできる行程表を作成しましょう!

 

【POINT3】「マイルストーン」を適切な間隔で置き続ける

ビジネスの現場で良く使われる「マイルストーン」という言葉。
なんのこっちゃと言う方もおられるかもしれませんが、日本語に置き換えると「一里塚」です。

マイルストーンはプロジェクトの節目となる小さなゴールです。

期間の長いプロジェクトの場合は特に、適切な間隔でマイルストーンを置く意識が大切です。

マイルストーンがあることで、以下のようなメリットがあります。

  1. ゴールに向かった道程を走っているかを把握できる
  2. ゴールまでの距離を把握できる
  3. モチベーションを維持し続けられる

③「モチベーションを維持し続けられる」は意外に重要なポイントです。

長い期間のプロジェクトだと、ゴールが遠すぎて、チームの士気を保つのは難しいですが、
途中段階のマイルストーンにたどり着けたことが達成感につながります。

プロジェクトのリーダーは適切な間隔でわかりやすいマイルストーンを置き続けて、チームメンバーのモチベーションをマネジメントする意識が大切です。

今日は、今週はここまで行こう!と言えるマイルストーンをしっかり追いて、進行していきましょう!

 

【POINT4】課題は常に「リスト化」する

テンプレートにあてはめてつくるWebサイトは別ですが、クライアント毎にオリジナルのWebサイトを創る弊社のような場合、制作工程において、ありとあらゆる課題(タスク)が増え続けます。

制作が佳境に入ってくると、新規で制作するページと、修正が同時併行となり課題が多すぎてパンク寸前、課題の抜け漏れが発生してしまうリスクが高まります。

そんなときこそ、課題(タスク)を分解・リスト化することが重要です。

リスト化において重要なことは以下を決めることです。

タスクのリスト化において重要なこと

  1. 「いつ(記入日/期限日)」を明示する
  2. 「誰が(依頼者)・誰に(担当者)」を明示する
  3. 「何を」依頼したのかを簡潔明瞭に伝える
  4. 質問・回答のコミュニケーションはすべて1つの場所で行う(抜け漏れ防止のため)
  5. タスクのステータスを管理する

私がよく使っている基本の課題管理シートでは、以下のような項目で管理しています。
「タスクのリスト化において重要なこと」の番号を振りましたので、ご確認ください。

タスクをリスト化するメリットは、課題の抜け漏れ防止だけでなく、前述のマイルストーンにもなります。

自分がボールを持っている課題が増え続けるのは誰でも嫌ですし、この課題リストを消すことが達成感にも繋がります。

課題のリスト化はディレクターができるゴールまで続く道の「舗装」作業です。

一見リスト化は大変に感じますが、制作メンバーを本来行うべき業務に集中させ、プロジェクトを成功に導くためには不可欠な業務。

スタッフが本来の業務・役割に集中できるように、進行しやすい道をつくりましょう!

 

まとめ

今回はCNDのWebディレクターがWebサイト制作の進行時に意識しているポイントを4つご紹介いたしました。

進行管理の細かい技術的なことは一朝一夕では身に付けられないと思いますが、今回ご紹介したポイントは、誰でも明日からできる「意識」の部分です。

少しでもお役に立てたら、またCNDのWebディレクターにWebサイト制作を任せてみたい!と思っていただけたら幸いです!

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