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プロジェクトを左右する!?「RFP」の重要性と作り方

CND Shirono

ホームページ制作(リニューアルなど)時に制作業者へどのような依頼をすれば良いのでしょうか?
制作業者への依頼するときに必要な「RFP(提案依頼書)」の目的や作り方をご紹介いたします。
複数の制作会社へ同じ内容、リニューアルの目的をしっかり共有し、質の良い提案を受けるためにも、RFPを作ることはとても重要です。

RFP制作前段階の
「ホームページ制作(リニューアルなど)の目的や内容、相場について」
も合わせてご覧ください。

RFP(提案依頼書)とは?

RFPとは「提案依頼書」の事を差し、ホームページ制作について「制作依頼先に求める必要な要件」が細かく記載されている資料です。
依頼側が、業者選定の際、そのRFPに沿った提案がなされているか判断するためにも非常に役立ちます。
また、業者側もRFPの内容を参考にして、クライアントの希望に沿った提案ができ、依頼側、業者側双方にとって、そのプロジェクトのベクトルを合わせる重要な役目を果たします。

RFPを作成しない場合、依頼内容が抽象的ではっきりしない内容になりがちです。
この工程を踏まないことでのデメリットは多く、共通認識を双方で持たないまま進めるとトラブルに繋がる可能性もあります。

■RFPを作らいないと発生する問題

【依頼側】
「各業者毎に説明が都度必要になる(微妙に伝える内容が変わる)」
「一定の内容を伝えられないことにより、提案内容や費用感がバラバラで選定しにくくなる」
「社内におけるプロジェクトの目的や問題に対し共通認識を持てない」

【業者側】
「必要な機能や要件が分かりにくい」
「複数の解釈、提案内容のバラつき、提案ポイントがずれる」
「情報共有不足により後から追加要件、追加費用が発生する(結果予算内で制作できない)」

など、RFPの作成を行わないことで、依頼初動段階のズレを解消できず、最終的な成果物のクオリティに大きく影響を及ぼす可能性があるのです。

RFPの作成は時間がかかりますが、以下の点を抑えて、整理することで、クオリティの高い提案を受けられ、最終的な成果物のクオリティは向上します。

・ホームページを制作する目的
・今のホームページの課題、問題
・制作後求める成果
・制作に必要な情報の整理
・依頼範囲、予算、スケジュール
・提案を受けたい業者のレベル

このような情報を整理、共有し、依頼側、業者側の双方がプロジェクトをしっかり理解して、成果の上がるサイト制作に繋げるためには非常に重要なことなのです。

 

RFP作成のポイントとは?

RFPに作成時に盛り込むとよい内容について、もう少し掘り下げていきましょう。

■背景や目的
今回のプロジェクト(ホームページ制作やシステム構築)を検討した背景や目的の提示、現サイトの課題や問題、それをどう改善したいと考えているかを明示する。

■制作後の目標や成果
制作後のホームページに求める成果、達成したい目標、目標を達成するために評価、検証していく指標や数字の設定。(仮でもいいので設定しておくことが望ましいです)

■必要な内容と機能要件
必要なページ、システム要件、社内規定に定める禁止事項や仕様に関する情報を変わる範囲で明記する。

例)
・写真や動画の作成や原稿ライティング、インタビューの有無
・CMSの有無(NGや指定のCMSがあれば記載する)
・定期的な解析をし、デジタルマーケティングを強化したい
・ドメイン、サーバは新たに契約、現行を継続利用
・PHPはNG
など

■予算感
イニシャルコストはもちろん、保守などが必要な場合は想定しているランニング費用も記載しましょう。(現状のコストの記載などもよいです)
予算幅がある程度明記されていると、業者から提案される見積との乖離が少なく、希望予算でどこまでが実現できて、何ができないのか、今検討している予算が現実的なのか、そうでないのかが客観的に把握できます。

例)
イニシャルコスト:下限XX~上限XX万円
ランニングコスト:下限XX~上限XX万円(サーバ、ドメイン、SSLの費用は含まず)

■スケジュール
・提案締め切り日
・プレゼン実施日(対面なのかオンラインなのか、当日の依頼側参加人数、印刷の有無)
・選定結果通知日
・制作着手希望日
・制作完了希望日
などできるだけ細かく設定することをお勧めします。
無理なスケジュールは業者の「提案辞退」にもつながるので、RFPの開示から提案書提出までは最低でも2週間程度の期間を設けるとおおよその制作会社が対応できるのではないかと思います。

■提案条件
提案にあたり、各種条件がある場合はその条件も明記しましょう。

・RFPに記載している内容に関する質問募集とその受付期限
・提案書の形式、提出方法、提出期限
・プレゼンテーションの有無、プレゼンテーション方法、プレゼンテーションに参加する人員
・デザイン提出の有無
・選定結果の連絡方法
・提案業者の諸条件(Pマークの取得有無、従業員規模、外注の制約など)

各業者へ平等な情報提供を行い、管理するためにも、依頼側の希望する条件面は細かく記載することが望ましいです。

■RFPの書式はどうすればいい?
RFPに決まった書式はありません。
上記で紹介した内容を分かりやすく明記し、提案依頼をする各業者へ過不足のない情報提供、共有がなされることが重要です。
インターネット上に様々なRFPのサンプルやテンプレートの紹介もございますので、ご参考になさってください。

 

まとめ

RFPはどのようなものなのか、なぜ必要なのか、作成する内容やポイントなど紹介いたしました。

何もないところから作成するには情報整理やリサーチも必要ですが、RFPを用意することで社内の認識共有としても活用できますし、プロジェクトの指針にもなり、制作業者の提案の質もよくなります。

是非、RFPを作成して、ホームページの新規制作、リニューアルのプロジェクトにお役立てください。

<ポイント>
・RFP作成段階で一度内容を整理する
・必要な内容(ページ内容なシステムなど)は細かく記載する
・検討、不明な内容なども記載する
・業者の方がわかりやすいようにまとめる

 

【番外編】社内準備(調整)編

Webサイトの制作、リニューアルでは、RFPの作成と共に社内の様々な準備や調整も必要となってきます。
プロジェクトの達成に向けて、その他の必要なことをご紹介します。

■業者選定基準の制定
RFPを作って、制作業者から提案を受け、どの業者にするかを選定する流れになります。
この業者選定に関する判断基準、プレゼンの採点表などを用意しておくと、一定の指標での評価が可能になります。
RFPでプロジェクトの指針を定めて、評価基準があいまいで、かつ評価する人員が多い場合、その評価も曖昧評価となり、その業者の提案、成果物の良し悪しを客観的に見れません。
また、選定結果を業者へフィードバックする際にも評価軸をもっておくことで、しかっりと正当な評価を経た上の結果であることを伝えやすいです。

■社内稟議の準備
業者選定後スムーズに社内稟議手続きに入れるよう、予め必要な資料、社内への報告を行いましょう。
稟議手続きに時間のかかる会社様も多いと思います。スムーズに発注手続きに入れるよう準備を進めておきましょう。企業間取引において、しっかりと受発注の契約を交わすことは重要です。稟議前の口頭発注だけでは業者側もリスクがあり、発注手続きが完了しないと基本的には制作に着手できないため、ここでの時間ロスが制作スケジュールを圧迫する場合もあります。

■社内体制の整備(担当割り振り)
制作に必要な素材や原稿を依頼主側で準備する場合、社内の担当者を決めておきましょう。
場当たり的に他部署へ依頼したり、社内に急なお願いをしても、プロジェクトで定めたスケジュール通りに用意いただけない場合があります。
事前にお願いする社内スタッフを決め、その人には「おおそよこの時期にこんなお願いをするので協力してほしい」と調整を図っておくことをお勧めいたします。

■制作後の運用方法、体制の検討
制作後はそのWebサイトの運用が待っています。

・どのような人員構成でWebサイトに関わっていくのか?
・更新するコンテンツは何か、その企画は、頻度は?
・KPIをどのような頻度、方法で確認し、改善していくか?
・サイトへの集客はどのように行っていくか?(SEO、リスティング、SNS広告 etc.)
・制作会社にどこまでの範囲をサポートしてもらうか?(更新業務、Webサイト保守、サーバ保守 etc.)

作って終わりではなく、そのWebサイトを育てていくことで、徐々に「最適化」されていきます。
そのためにはしっかりと運用する体制や方針を決めておく必要があります。
折角時間と労力、コストをかけて制作したWebサイトを生かすも殺すもこの運用次第です。

以上の様に、自社内で対応する事も多いため、これらのことを事前に社内である程度準備を進めておいた方がスムーズにプロジェクトを進行できます。

RFPの作成からサポートしてほしい、サイト運用の社内整備、保守管理をお願いしたいなどのご要望ございましたら、御社にマッチしたご提案をさせていただきます。
弊社までお気軽にご相談ください。

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