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ホームページ制作の契約時に必要な書類と注意点

ドアログ編集部

※コンサルチーム監修

ホームページ制作の外注を行う際、制作会社とはさまざまな書類を取り交わします。
つい、流れ作業で押印してしまうこともあるかもしれませんが、契約書はしっかりとチェックしておくことが大切です。

なぜなら、契約の内容をしっかりと把握していないと、後になってから「そんな話は聞いていなかった」というトラブルに発展してしまう可能性もあるためです。

そこで本記事では、ホームページ制作依頼の際に取り交わす契約書のチェックポイントを紹介します。
ホームページ制作の外注を予定されている企業のご担当者様はぜひご一読ください。

ホームページ制作の際に取り交わす「契約書」とは

ホームページ制作の依頼先の会社と取り交わす契約書は、いくつか種類があります。
それぞれどのような内容のものなのか詳しく解説します。

秘密保持契約書(NDA)

秘密保持契約書とは、相手にとって社外秘となる情報を外部に漏らさないことを約束するための契約書です。「NDA」と呼ばれることもあります。

ホームページ制作に必要なやり取りでは、制作段階ではまだ非公開の情報などが多数含まれる場合があります。
その際、ホームページ制作を請け負う会社が情報を外部に持ち出してしまうと困りますよね。
社内の情報を安全に取り扱うために必要になるのがこの契約です。
また、場合によってはホームページ制作会社側からも秘密保持契約を求める場合もあります。

基本契約書

基本契約書とは、ホームページ制作会社を行う会社と自社との間の取引における基本的な約束事を決めるための契約書です。
たとえば、制作物の権利はどちらに所属するのか、検収期間はどの程度設けられているのかといった全体的なルールが記されています。

個別契約書

個別契約書とは、ホームページ制作における実際の作業の内容や納期、金額といった具体的な内容を決めるための契約書です。

ホームページ制作の契約を結ぶ際は、「基本契約書」と「個別契約書」の2つを合わせて「業務委託契約書」と呼ぶことが多いです。
しかし、中には基本契約書と個別契約書の内容を合わせた契約書を作成する体制をとっている会社もあります。

もし、ホームページ制作を依頼した会社に、今後もリニューアルや運用などを依頼する場合は、2回目以降の契約では基本契約書を結ぶ必要はありません。
一度基本契約書を結んだ企業であれば、別の案件であっても個別契約書だけ結べば問題ありません。

しかし、依頼先の会社が基本契約書と個別契約書を1つにまとめた書類を出すという体制の場合は、2回目以降も都度基本契約の内容も含めて確認していく必要があります。

ホームページ制作の契約書で注意したいチェックポイント

ホームページ制作の依頼時には、主に基本契約書と個別契約書の内容をよく確認しておく必要があります。
なぜなら、契約内容を把握していなかったために追加費用が発生してしまうなどの思わぬトラブルが起きてしまう可能性があるためです。

特に、基本契約書の内容は入念に見ておきましょう。
なぜなら、2回目以降に別の案件で同じホームページ制作会社に作業を依頼する場合も、最初に結んだ基本契約の内容に準拠する場合が多いためです。

ここでは、特にチェックしたほうがよい具体的な項目を、根拠とともに紹介します。

項目①再委託

ホームページ制作会社によっては、「再委託」という形態で作業を行うことを契約に盛り込んでいるケースがあります。
再委託とは、ホームページ制作を依頼された会社が、さらに別の取引先にデザインなどの一部作業を委託する形態のことです。

小規模なホームページ制作会社などは、長い付き合いのある取引先と連携して再委託を行うことがあります。
そのため、再委託をしているからといって問題があるというわけではありません。

しかし、再委託が契約に含まれているかどうかを確認しておかなければ、後々トラブルにつながってしまう可能性もあります。たとえば、

「ホームページ制作に必要な機密情報を、制作会社1社だけなら問題ないと思って共有したのに、いつの間にか知らない会社(再委託先)にも知られていた」

というようなことが考えられます。

もし、再委託が契約に含まれていた場合は、再委託先の企業によって起こり得るトラブルの責任を制作会社がとる内容になっているかどうかを確認しましょう。

項目②検収

どんなに腕のいいホームページ制作会社でも、完成にケアレスミスや思いもよらぬエラーが出てしまうということは珍しくありません。
そのため、制作物が完成してからすぐに料金が請求されるのではなく、数日間修正に対応できる期間が設けられていることが一般的です。

ホームページ制作会社より制作物が納品された後に、自社でチェックする工程のことを「検収」と言います。
基本的には、契約書ではこの検収の期間が「納品の連絡から〇日以内」と指定されています。
この期間が過ぎると、特に連絡がない場合でも自動的に作業完了とみなされ、ホームページ制作プロジェクトが終了するという仕組みです。
つまり、検収期間をきちんと把握していなければ、いつの間にか案件が終了していて、修正にも応じてもらえないという状況になってしまいかねません。

契約書に記されている期間は何日か、またその日数は合理的かどうかも確認しておいたほうがよいでしょう。
たとえば、大規模なホームページ制作の依頼であるにもかかわらず「2日以内」などはあまり現実的ではありません。
もし検収期間に対して意見がある場合は、契約を結ぶ前に先方に相談する必要があります。

項目③瑕疵担保責任(契約不適合責任)

色味や文章の内容といった修正作業は、先ほど説明したように検収期間のうちに行う必要があります。
しかし、システム側の何らかの不具合が起きた場合は別です。
納品後に不具合が見つかったときは、ホームページ制作会社側で不具合の対応や弁償を行うという契約になっていることが一般的です。

これを瑕疵(かし)担保責任(契約不適合責任)と言います。

契約書で瑕疵担保責任(契約不適合責任)は定められているか、また、その場合の期間はどの程度になっているかを確認しておきましょう。
目安として、5ページ程度の小規模なホームページであれば納品から3ヶ月~半年程度でも問題ありません。
しかし、規模の大きいホームページや決済機能のついたECサイトのように複雑な動きがついている案件の場合は1年程度など、長めに期間が設定されているほうがよいでしょう。

項目④著作権

納品されたホームページの著作権は、制作会社と発注側のどちらに帰属するのかは非常に重要です。
前提として、著作権は自社(発注側)に帰属する契約になっていることが一般的です。

しかし、ホームページ制作会社によってはいくつかの例外条件を契約に含めている場合があります。
たとえば、ホームページ制作会社の自社サイトなどで「制作実績」として紹介することがあげられます。
また、プログラムやソースコードなどの仕組みの部分を他社の案件に使い回すことを明示している場合もあります。

何らかの理由でこのような例外条件に応えたくないという際には、契約前にホームページ制作会社と協議しましょう。

項目⑤損害賠償

ホームページ制作の作業中や、納品後にトラブルが起きてしまったときの対応は、契約書の「損害賠償」の内容で左右されます。
そのため、万が一のトラブルに備えて損害賠償の項目を確認しておくことは重要です。
特に、請求額や「損害」の具体的な定義などは事前にチェックしておくことが望ましいです。

たとえば、納品されたホームページの品質があまりにも低く、契約条件と程遠いものである場合などには、発注側から損害賠償を請求する権利があります。

項目⑥作業範囲

ここまでで紹介してきた5項目は基本契約書に記載されている項目ですが、最後の「作業範囲」のみ個別契約書に記載されている項目です。

作業範囲の項目では、「今回の契約ではホームページ制作会社は具体的にどのような作業を行うのか」といった内容が示されています。

ここに含まれていない作業をあとで依頼すると、別途契約を結び追加費用を支払うことになります。
そのため、作業範囲を確認しておくこともとても重要です。

ホームページ制作の際に必要な契約書以外の書類

ホームページ制作の依頼時には、契約書以外にもさまざまな書類を取り交わします。
他にどのような書類が必要なのかそれぞれ確認していきましょう。

発注書

発注書は、ホームページ制作会社に対して正式に依頼の意思を示すために提出する書類です。
基本契約書や個別契約書の前に取り交わすことが多いです。

厳密には、発注書が無くとも契約を進めることはできます。
しかし、口約束では記録が残らないため、のちのち「言った・言わない」のトラブルに発展してしまうリスクがあります。
そのため、発注書はできるだけ用意したほうがよいでしょう。

納品書

納品書とは、ホームページ制作会社側から提出される書類です。
「依頼された作業を完了し、制作物を納品します」という意思を伝える役割があります。

こちらも発注書と同様に、必須の契約書類ではありません。
しかし、やはりこちらも発注書と同じく、文章を明確に書面に残すことで後のトラブルを回避できるという役割があります。

検収書

「ホームページ制作の契約を結ぶ際の注意点」でも紹介したように、制作物が完成した後は発注側でチェックを行う検収作業が発生します。
この検収作業の完了を発注側から制作会社に伝えるために出す書類が「検収書」です。

契約の内容によっては、検収書の有無にかかわらず、検収期間を過ぎれば自動的に案件が完了します。
しかし、検収書を出して「これ以上の修正は必要ありません」という旨を伝えたほうがより丁寧でしょう。

請求書

最後に忘れてはいけないのが請求書です。
検収書を提出して、ホームページ制作プロジェクトが完了すると、最終的な費用を記載した請求書が制作会社から送られてきます。
請求額と入金期日を確認して、遅れのないように社内で支払いの手続きを進めましょう。

また、ホームページ制作時の状況によっては、追加で発生した作業の費用などが加算されている可能性もあります。
個別契約書に記載されている金額と請求書の金額を照らし合わせて、間違いがないか確認しておくことも大切です。

ホームページ制作の流れと納品までのスケジュール

ホームページ制作会社にホームページ制作を依頼する際には、契約時だけではなく見積りから納品後までを把握することが重要です。

ホームページ制作の全体的な流れやスケジュールを知りたいかたは、こちらの記事をご覧ください。

ホームページ制作の流れと納品までのスケジュール

ホームページ制作の契約で取り交わす書類は内容をしっかりとチェックしよう

以上、ホームページ制作の依頼時に必要な書類の種類や、契約書のチェックポイントを紹介しました。

ホームページ制作の外注の際は、思わぬトラブルを起こしてしまわないよう、本記事で紹介したポイントをよく確認しましょう。

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